1. Passer à la signature en ligne

Déjà adaptée par toutes les grandes entreprises, la signature en ligne est indispensable pour gagner du temps. Elle permet aux auto-entrepreneurs d’envoyer un lien à leurs clients pour qu’ils puissent signer ces documents. C’est évidemment beaucoup plus rapide, et cela évite des allers-retours mais aussi des impressions inutiles et coûteuses de documents.

La signature électronique des documents est aussi un enjeu clé pour gagner du temps sur les fichiers importants tels que les devis ou les factures. Un temps de traitement moins long sur ces documents permet de lancer une prestation plus rapidement, mais aussi de significativement diminuer le délai de paiement des sommes dues par le client. Le paiement des factures est souvent un sujet critique pour les indépendants ou les petites structures, la signature en ligne est donc un excellent moyen de simplifier votre gestion comptable.

Enfin, cela permet aussi de tout archiver et de laisser des traces des échanges. Il serait dommage de s’en passer, surtout quand des solutions très accessibles comme Abby le proposent.

2. Intégrer le paiement en ligne

Autre gros point pour gagner en productivité : le paiement en ligne. Plutôt que d’attendre des virements (et les délais associés aux virements ou aux ajouts de comptes externes), il est possible d’envoyer un lien de paiement externe aux clients. Cela évite de très nombreuses relances d’impayés, et fluidifie grandement le paiement. Les entrepreneurs évitent aussi les allers-retours à la banque pour déposer des chèques et des espèces. Cette digitalisation des paiements est aujourd’hui très simple, et le paiement se fait littéralement en deux clics. Un gain de temps important pour les entrepreneurs, mais aussi une demande forte de la part des clients à laquelle il est important de s’adapter.

Utiliser un outil de facturation vous apportera globalement un gain de temps. Une solution comme Abby permet, par exemple, de générer en quelques clics des factures conformes, d’envoyer des liens de paiement en ligne, mais aussi de relancer automatiquement les clients en retard.

3. Simplifier les déclarations de chiffre d’affaires

Autre casse-tête des entrepreneurs : la déclaration du chiffre d’affaires pour payer vos cotisations sociales. Abby vous notifie dès que vous devez déclarer votre chiffre d’affaires, et calcule automatiquement le montant des charges que vous devez régler.

L’application cumule le montant de toutes les factures payées pour vous éviter de tout recalculer à la main. Vous n’avez plus qu’à valider les montants et transférer, en 2 clics depuis Abby, la déclaration à l’Urssaf. La plateforme est en effet partenaire de l’organisme et transmet directement votre déclaration au service de l’État. Simple, rapide et sans friction. Plus besoin, chaque mois ou chaque trimestre, de reprendre une à une vos factures et de calculer tout cela à la main.

4. Mettre en place une stratégie d’automatisation

Pour un gain de temps au quotidien, Abby recommande de mettre en place des automatisations afin d’éviter les tâches sans valeur ajoutée. C’est pour cela que la plateforme utilise Make (anciennement Integromat) afin de proposer une intégration avec de multiples services : Google Sheets, Office, Sendinblue, Drive, Airtable, WooCommerce, Dropbox, Facebook, HubSpot, Discord, Trello, Monday, Shopify, Notion… Plusieurs dizaines de services sont accessibles, et vous pouvez en quelques clics créer des scénarios automatisés sur le modèle « si je fais telle action sur Abby, telle action est automatisée sur un service tiers (ou l’inverse) ».

Abby permet par exemple à un auto-entrepreneur avec une activité dans le e-commerce de connecter la solution à Shopify ou WooCommerce. Toutes les commandes et factures sont alors importées directement sur Abby. L’avantage pour l’entrepreneur est qu’il peut suivre tous ses clients, et toute sa comptabilité sur Abby, sans perdre de temps à se connecter aux différentes plateformes e-commerce qu’il utilise. La centralisation sur la même plateforme permet un énorme gain de temps et de productivité, et limite les erreurs potentielles.

Autre exemple qui montre bien l’intérêt des automatisations : un auto-entrepreneur, qui fait du développement web, peut connecter son gestionnaire de projet (comme Notion) à Abby. Il peut créer une règle pour que, lorsqu’il change le statut du projet (de « en cours » à « facture envoyée » par exemple), il n’ait pas à écrire ce mail et qu’il s’envoie automatiquement au client avec le lien de paiement à l’intérieur. Pour chaque projet archivé, il est notamment aussi possible d’automatiser un mail de remerciement personnalisé au client.

Les possibilités sont infinies et permettent aux entrepreneurs de gagner du temps et s’éviter certaines tâches répétitives. Il suffit d’identifier les tâches récurrentes et sans valeur ajoutée, et de les éviter grâce à une automatisation.

5. Suivre ses tâches et ses projets

Dernier conseil d’Abby pour être plus efficace : avoir une organisation rigoureuse sur tous les sujets en cours, afin de gagner du temps et de pouvoir se concentrer sur les clients. Vous pouvez pour cela utiliser un gestionnaire de projets et assigner des tâches associées à chacun de vos clients : création de logo, installation de template, envoi de livrables… Vous pouvez recevoir des notifications quand elles arrivent à échéance en vue de ne rien oublier. En plus de prendre en charge la gestion de projet, Abby gère aussi le suivi du temps de travail : idéal pour suivre votre productivité, et facturer vos clients sur le temps effectif passé sur les projets.