Business et Entreprise: La (géniale) recette d’Elon Musk pour torpiller la “réunionite” dans les boites…

La “réunionite”, vous connaissez tous, forcément. Elle fait perdre un tiers de leur temps aux salariés et (beaucoup) d’argent aux entreprises… Mais il y a quelques jours, un message d’Elon Musk aux employés de Tesla a proposé un nouveau contrat pour éviter les réunions inutiles. C’est simple, c’est brutal comme toujours avec lui. Mais c’est génial.

“Vous n’avez encore rien dit. Pourquoi êtes-vous ici?” C’est ainsi qu’Elon Musk, actionnaire principal de Tesla, SpaceX, PayPal et Twitter, a récemment apostrophé un de ses employés lors d’une réunion. Le milliardaire n’a pas l’habitude de prendre des gants. On l’a vu virer par email la moitié des salariés de Twitter, qu’il venait de racheter plus de 40 milliards de dollars (avant de regretter publiquement de l’avoir fait, car il s’était aperçu que l’entreprise en avait besoin).

Mais Elon Musk, il y a quelques jours, est allé plus loin en envoyant aux employés de Tesla un véritable mode d’emploi de la réunion qui peut parfaitement s’appliquer en France. Avec comme principal enseignement… d’éviter toute réunion! On vous explique pourquoi (mais vous pouvez aller directement aux principes d’Elon Musk à la fin de cet article si vous êtes trop impatient!)

Une étude confirme l’inutilité de beaucoup de réunions

Ce message d’Elon Musk fait écho à une étude américaine qui vient d’être publiée par la société Otta.ai, spécialiste des outils de collaboration, sur la réunionite dans les entreprises. Elle a été dirigée par le Dr Steven Rogelberg. Les conclusions de ce professeur de l’université de Caroline du Nord, qui a travaillé pour des compagnies comme Google, Facebook, Cisco, les Nations Unies et a été récemment audité par le congrès américain, sont radicales: un tiers des réunions seraient inutiles et elles feraient perdre des millions d’euros aux entreprises. Il va même beaucoup plus loin, supprimer cette réunionite permettrait d’économiser 2 millions d’euros par an pour les entreprises de moins de 100 employés, 10 millions à celles de moins de 500 employés et 100 millions à celle de 5.000 et plus! Le Dr Steven Rogelberg explique ainsi que “quand les employés sont dans des réunions auxquelles ils n’ont pas besoin d’assister, ils sont détachés de la discussion ou passent à d’autres tâches, qui perturbent leurs voisins. Cela peut non seulement diminuer la qualité de la réunion mais diminuer la productivité de salariés essentiels.”

^{Pour les employés interrogés dans l’étude américaine d’Otta.ai, les réunions mobilisent en moyenne 18 heures du temps de travail hebdomadaire des employés. Crédit : Otta.ai}

L’après-Covid fait fleurir les réunions

C’est d’autant plus important qu’après la crise du Covid, et l’envolée du télétravail, les entreprises ont eu de plus en plus de mal à adapter leur organisation aux nouveaux modes de travail hybrides. Face à la difficulté de coordonner le travail d’équipe alors que leurs salariés sont géographiquement dispersés, elles ont réagi en… augmentant le nombre des réunions. Une entreprise technologique asiatique a ainsi observé, l’an dernier, la façon de travailler de 10.000 de ses employés entre avril 2019 et août 2020. Elle a découvert qu’ils travaillaient 30% de temps en plus quand ils étaient à leur domicile, en télétravail. Mais que cet effort supplémentaire ne servait à rien, car leur productivité baissait de …20%. En fait, tout leur temps de travail supplémentaire était absorbé par des réunions.

Cette étude parait confirmer la loi de Bartleby, édictée il y a quelques années par le journal The Economist, et qui affirme que 80% du temps de 80% des participants à une réunion est perdu. En France, les études sont rares, mais la dernière, qui date un peu (2017) va dans le même sens. Réalisée par l’institut OpinionWay auprès de 1.012 salariés d’entreprises de 500 salariés et plus, elle monte que les employés passent -en moyenne – 4,5 heures par semaine en réunion, soit 3,4 semaines par an. Et plus du double (6,2 semaines) pour les cadres. Mais à peine plus de la moitié (52%) de ces réunions sont considérées comme productives. Et un quart des participants avouent que leur présence est inutile. Mais il est difficile de dire non. David Grady, un spécialiste américain du management du temps, explique cette passivité par ce qu’il appelle le “Syndrome d’Acceptation Automatique”. C’est une vraie “épidémie mondiale”, affirme-t-il, qui “consiste à accepter une demande de réunion dès qu’elle apparaît dans notre calendrier. C’est un réflexe involontaire – clic – elle est planifiée!”

Les six principes d’Elon Musk

La solution? Appliquer la méthode des deux pizzas de Jeff Bezos. Le fondateur d’Amazon avait instauré, au lancement de sa société, la “two pizzas rule”: les participants d’une réunion doivent pouvoir être nourris avec seulement deux pizzas. LinkedIn et Facebook, eux, ont longtemps joué sur le “co-walking”: des réunions en déambulant dans le campus de chaque groupe. En France, certaines sociétés sont adeptes de la “réunion debout”, qui a le mérite d’abréger les discussions pour cause de rotules fatiguées. Mais Elon Musk a une solution encore plus radicale: dire non! Le 25 novembre dernier, il envoyait un message très clair à ses employés de Tesla, en leur donnant un guide de productivité qui énonce six principes:

1. Evitez les grandes réunions, elles découragent le débat
2. Quittez les réunions ou vous n’apporterez rien. Ce n’est pas impoli de partir…
3. Oublier la chaîne hiérarchique pour communiquer avec vos collègues
4. Soyez clair plutôt qu’intelligent. Pas de jargon.
5. Renoncez aux réunions régulières -envoyez plutôt des SMS ou des emails
6. Soyez pratiques, ne suivez pas la règle, mais les objectifs de la société

Le fondateur de Tesla n’est pas toujours inspiré dans ses messages aux salariés. Mais, là, on peut difficilement lui reprocher d’avoir été aussi franc.

Source: Challenges