RH – Comment s’adapter aux enjeux du travail hybride grâce aux communications unifiées ?

La pandémie a profondément redéfini la manière dont les entreprises travaillent, collaborent et communiquent. Selon une étude réalisée par Ipsos et RingCentral en 2021, 62% des dirigeants français pensent que le travail à distance devient progressivement la norme. Certains ont choisi de pérenniser ce qui ne semblait, à l’initial, qu’une solution à court terme : le travail hybride. Ce nouveau mode de fonctionnement oblige à adopter de nouvelles pratiques et à mettre en place de nouveaux dispositifs numériques. Parmi eux, les outils de communications unifiées (UCaaS). Ce sont des plateformes de communication et de collaboration d’entreprise accessibles en mode SaaS.

Le travail hybride, un mode de fonctionnement qui s’accompagne de défis

Au cours des deux dernières années, le basculement vers une organisation hybride a engendré de nombreux changements à effectuer dans les entreprises. Plusieurs pans des entreprises ont dû être repensés, à commencer par l’expérience offerte aux employés.

En effet, ces derniers attendent désormais de pouvoir travailler de façon flexible. Selon l’étude menée par Ipsos et RingCentral, 48 % des salariés sont plus susceptibles de rechercher une nouvelle entreprise qui leur permet de travailler à distance. 22 % des sondés chercheront un nouvel emploi si on leur demande de venir davantage au bureau.

Pour les dirigeants et responsables, cela implique de trouver une solution de communications unifiées permettant de concilier et d’intégrer les deux espaces de travail. Il faut repenser l’organisation pour que chacun puisse exercer depuis plusieurs lieux s’il le souhaite.

L’enjeu est alors double, car il faut également trouver un dispositif permettant de maintenir la communication et la collaboration entre les équipes, et ce, peu importe où elles se trouvent (événements, voyage d’affaires, domicile…). Afin d’assurer des échanges fluides et sécurisés, il est primordial de mettre en place une solution digitale complète ne nécessitant pas de basculer entre différents outils.

Pour ce faire, le cloud et les appareils mobiles s’avèrent être des alliés de taille. Les collaborateurs sont habitués à utiliser la messagerie instantanée d’un point de vue privé, et s’attendent désormais à retrouver la simplicité de ce mode de communication lors de leurs échanges professionnels. Ils souhaitent pouvoir répondre à un message d’un collègue dans un train ou encore lancer une réunion depuis leur ordinateur et la poursuivre sur leur mobile en cas de changement de lieu.

Cette tendance devrait s’accélérer avec l’arrivée d’une nouvelle génération d’employés, nés avec le mobile et avec de nouveaux comportements : 53 % des 21-34 ans pensent pouvoir établir des relations avec leurs collègues sans les rencontrer en personne, notamment grâce aux appels vocaux.

Répondre à ces enjeux grâce aux plateformes de communications unifiées

Pour répondre à ces défis, certaines entreprises se tournent vers des plateformes de communications unifiées comme RingCentral. Il s’agit d’une solution cloud regroupant trois modes d’échange : la téléphonie cloud en haute qualité, la messagerie d’équipe et la visioconférence. L’objectif est de permettre aux équipes de communiquer et de se connecter comme ils le souhaitent, sur le terminal de leur choix et au moment qui leur convient. Et le service informatique n’a pas à se soucier de l’accès au service, car la plateforme s’appuie sur une disponibilité de 99,999%, ce qui équivaut à seulement 78 secondes d’interruption maximum par trimestre.

Depuis une interface unifiée, les collaborateurs accèdent à l’ensemble des fonctionnalités de communication : messages, appels et vidéo. Le but est que la plateforme soit compréhensible par les néophytes de la technologie comme les connaisseurs. Ils peuvent y accéder sur le terminal souhaité, et basculer sur un autre terminal pendant une réunion si besoin.

La collaboration ayant une place maîtresse dans le mode de fonctionnement hybride, RingCentral s’arme d’autres fonctionnalités. Parmi elles, le partage de documents, la création de tâches ou encore les notes collaboratives. Pour plus de praticité, la solution s’intègre aux applications d’entreprises les plus populaires, dont Salesforce, HubSpot, Microsoft Teams et Google Workspace. En somme, les plateformes de communications unifiées comme celle-ci permettent de centraliser l’ensemble de l’activité d’une entreprise.

L’accent étant mis sur le mobile, la solution de RingCentral offre des options avancées sur ce terminal. Les utilisateurs peuvent notamment répondre à la place d’un collègue ou transférer un ou tous leurs appels. Cette dernière fonctionnalité est particulièrement utile lors de périodes de congés ou lors des moments de déconnexion.

Avec le travail hybride et la mobilité, la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle est plus fine. Il est donc préférable de s’appuyer sur une solution qui permet de concilier les deux facilement. Cela passe par exemple par la configuration des horaires de travail et les statuts d’absence, pour ne pas être dérangé. Il s’agit d’un enjeu important lorsqu’on sait qu’à la rentrée, près de 50% des employés français souhaitent trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle (Sondage RingCentral et Survey Monkey, juillet 2022).

Il convient ainsi de dire que les plateformes UCaaS viennent répondre aux mutations du monde du travail : le mode hybride, la collaboration et la barrière entre vie privée et professionnelle. Elles s’avèrent d’autant plus pratiques pour les entreprises travaillant en multisites, à l’international ou avec des collaborateurs mobiles ou distants. De son côté, RingCentral vient en complément satisfaire les nouveaux besoins de ces entreprises en les aidant à répondre à un objectif : communiquer simplement et sans effort.